Jednym z etapów procesu certyfikacji usług świadczonych przez przedsiębiorstwo zajmujące się transportem jest ocena jego organizacji i działania, co realizowane jest poprzez przeprowadzenie kontroli.

Kontrolę taką, po złożeniu przez przedsiębiorstwo wniosku o certyfikację, przeprowadza upoważniony pracownik Instytutu Transportu Samochodowego. Termin kontroli uzgadniany jest z przedsiębiorstwem transportowym.

Uwagi ogólne

1. Przedsiębiorstwo Transportowe zgłaszając się do certyfikacji w Zakładzie Certyfikacji i Normalizacji ITS otrzymuje (między innymi) dwa załączniki:
   • załącznik A- "charakterystyka przedsiębiorcy Transportu Samochodowego"
   • załącznik B- "ocena przedsiębiorcy samochodowego transportu osób, rzeczy, spedycji"
   Przedsiębiorstwo powinno odpowiedzieć na pytania zawarte w załącznikach poprzez ich wypełnienie. Treść załączników i odpowiedzi będą podstawą przyszłej kontroli.
2. Upoważniony do kontroli pracownik ITS ma prawo do skontrolowania wszelkich dokumentów, wyposażenia oraz miejsc działania Przedsiębiorstwa, związanych lub mających jakikolwiek wpływ na jego działalność.
3. Kontrolowane Przedsiębiorstwo Transportowe zapewni kontrolującemu pracownika kompetentnego w zakresie udzielania wszelkich wyjaśnień dotyczących spraw związanych z certyfikacją Przedsiębiorstwa. Pracownik ten powinien być obecny przy kontroli przez cały czas jej trwania i mieć pełnomocnictwo do podpisania stosownego wniosku z kontroli.
4. Pożądane jest, aby kontrolowane Przedsiębiorstwo przygotowane było organizacyjnie i technicznie do kontroli, zgodnie z wymogami podanymi w dalszej części niniejszej INFORMACJI, co pozwoli na sprawne i efektywne przeprowadzenie kontroli.
5. Pracownik kontrolujący zobowiązany jest do poufności w zakresie wszystkich spraw związanych z przeprowadzaną przez niego kontrolą. Zgodnie z procedurą wyniki kontroli są udostępniane jedynie upoważnionym pracownikom jednostki certyfikującej ITS, bezpośrednio zaangażowanej w certyfikację Przedsiębiorstwa.
6. Kontrolujący w czasie kontroli wypełnia przygotowany uprzednio specjalny kwestionariusz, w którym odnotowuje wszelkie uwagi i spostrzeżenia, które będą podstawą do sformułowania wniosku z kontroli.

Jak już wspomniano Przedsiębiorstwo powinno odpowiedzieć na pytania lub zagadnienia podane w załącznikach A i B. Podczas kontroli sprawdzana będzie wyrywkowo kompletność i rzetelność udzielonych odpowiedzi.

I. Załącznik A.
W zakresie wymagań prawno- formalnych Przedsiębiorstwo powinno przedstawić dokumenty dotyczące zagadnień określonych w załączniku.

II. Załącznik B.
W części określającej sytuację ekonomiczną przedsiębiorcy, sprawdzana będzie jego sytuacja finansowa, oraz dokumenty potwierdzające terminowość rozliczeń z wymienionymi w załączniku instytucjami. Sprawdzone zostanie także ewentualne posiadanie polisy ubezpieczeniowej na prowadzoną działalność gospodarczą. W zakresie wymagań odnośnie personelu, Przedsiębiorstwo powinno przedstawić dokumenty potwierdzające informacje podane w załączniku B. Odnośnie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska przedsiębiorstwo powinno przedstawić posiadane orzeczenia PIP, Straży Pożarnej, UTD, PIS i PIOŚ z przeprowadzonych kontroli w ostatnich dwóch latach a także świadectwo ochrony środowiska dotyczące braku zanieczyszczenia środowiska naturalnego przez przedsiębiorstwo. W zakresie 6 części załącznika tj. marketingu i jakości świadczonych przez przedsiębiorcę usług transportowych, sprawdzana będzie wiarygodność stosowania ewentualnej reklamy przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo powinno przedstawić posiadane wyróżnienia, medale oraz certyfikaty akredytowanych jednostek certyfikujących. Przedsiębiorstwo powinno przedstawić prowadzony rejestr reklamacji za minimum pełny ostatni i bieżący rok kalendarzowy. W zakresie wymagań infrastruktury, Przedsiębiorstwo powinno udostępnić wszystkie pomieszczenia związane z przewozem osób i posiadanym taborem samochodowym.

Wyniki kontroli ujęte będą w formie wniosku końcowego. Przedstawiciel kontrolowanego Przedsiębiorstwa oraz kontrolujący akceptują, w formie podpisów, wyniki kontroli.

Przedstawiciel kontrolowanego Przedsiębiorstwa ma prawo odmówić podpisu, jeśli nie zgadza się w wynikami kontroli. W takim przypadku powinien jednak przedstawić obiektywne dowody nieakceptacji wyników kontroli.

W oparciu o wypełniony przez kontrolującego kwestionariusz oraz załączniki A i B, kontrolujący (w ciągu max 2 tygodni) sporządza sprawozdanie z kontroli, kończone wnioskiem, czy wynik kontroli jest pozytywny, czy nie.

W przypadku, gdy kontrolowany nie zgadza się z wnioskiem pokontrolnym, może złożyć odwołanie w ciągu 14 dni od daty otrzymania sprawozdania z kontroli, odpowiednio uzasadnione.