Zakład Certyfikacji i Normalizacji ITS (ZCN) prowadzi ocenę zgodności środków ochrony indywidualnej z wymaganiami zasadniczymi określonymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 21 grudnia 2005 r. (Dz. U. Nr 259, poz. 2173) wdrażającym postanowienia dyrektywy Rady Wspólnot Europejskich nr 89/686/EWG z dnia 21 grudnia 1989 r. w sprawie ujednolicenia przepisów prawnych państw członkowskich dotyczących środków ochrony indywidualnej.

Ocena zgodności jest prowadzona na podstawie ustawy z dnia 30.08.2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. Nr 204 z 2004, poz. 2087) z późniejszymi zmianami oraz uzyskanej notyfikacji nr 1582, w zakresie prowadzenia procedur oceny zgodności, w odniesieniu do określonych postanowień ww. dyrektywy.

Środki ochrony indywidualnej, z których każdy musi spełniać wymagania zasadnicze określone w rozporządzeniu, ze względu na stopień zagrożenia przed którymi mają chronić użytkownika, podzielono na trzy kategorie:

• kategoria I - środki ochrony indywidualnej chroniące przed minimalnymi zagrożeniami,
• kategoria II - środki ochrony indywidualnej nie będące środkami ochrony przed minimalnymi zagrożeniami ani przed zagrożeniami życia lub zagrożeniami powodującymi poważny i nieodwracalny uszczerbek na zdrowiu,
• kategoria III - środki ochrony indywidualnej o złożonej konstrukcji, przeznaczone do ochrony przed zagrożeniami życia lub zagrożeniami, które mogą powodować poważny i nieodwracalny uszczerbek na zdrowiu.

Kategoria, do której należy dany wyrób, ma wpływ na procedurę oceny zgodności.

Ocena zgodności środków ochrony indywidualnej jest prowadzona według procedur, których istotnymi elementami są:

• ocena typu WE (dotyczy wyrobów kategorii II i III),
• kontrola produkowanych środków ochrony indywidualnej (dotyczy wyrobów kategorii III).

W ZCN osoba zainteresowana może uzyskać wszystkie niezbędne informacje dotyczące procesu oceny zgodności środków ochrony indywidualnej, wyjaśnić wszelkie wątpliwości oraz pobrać niezbędne formularze.

Ocena typu WE jest procedurą, w ramach której jednostka notyfikowana w wymaganym zakresie stwierdza i zaświadcza, że przedstawiony do oceny wzór środka ochrony indywidualnej spełnia wymagania zasadnicze określone rozporządzeniu.

W ramach oceny typu WE jednostka przeprowadza ocenę:

• dokumentacji technicznej producenta pod kątem jej zgodności z normami zharmonizowanymi lub innymi specyfikacjami technicznymi zastosowanymi przez producenta, odpowiednimi do wymagań zasadniczych określonych w rozporządzeniu, czy wyrób został wykonany zgodnie z dokumentacją producenta i jest bezpieczny dla użytkownika,
• wyników badań wyrobu celem stwierdzenia zgodności przedstawionego wzoru z wymaganiami norm zharmonizowanych lub specyfikacjami technicznymi producenta,
• zaplecza kontrolno pomiarowego, wykorzystywanego z zakładzie producenta do kontroli zgodności produkcji środków ochrony indywidualnej z normami zharmonizowanymi lub innymi specyfikacjami technicznymi oraz utrzymania odpowiedniego poziomu jakości. W przypadku braku odpowiedniej aparatury kontro-pomiarowej, ocena zadeklarowanego systemu zapewnienia jakości i stabilnej produkcji wyrobów wprowadzanych do obrotu.

Obowiązkowej ocenie typu WE podlegają środki ochrony indywidualnej należące do kategorii II i III.

ZCN, zgodnie z zakresem posiadanej notyfikacji prowadzi ocenę zgodności następujących środków ochrony indywidualnej należących do kategorii II:

• kaski ochronne dla rowerzystów, użytkowników deskorolek oraz wrotek,
• kaski dla sportów powietrznych,
• kaski dla narciarzy zjazdowych,
• kaski dla hokeistów,
• kaski dla sportów jeździeckich,
• kaski dla kajakarstwa i sportów wodnych,
• kaski dla alpinistów,
• urządzenia odblaskowe dla pieszych,

Producent lub jego upoważniony przedstawiciel składa w ZCN wniosek o przeprowadzenie oceny typu WE środka ochrony indywidualnej wraz z załącznikami i dokonuje przedpłaty na poczet opłaty za przeprowadzenie procesu certyfikacji. Do wniosku należy dołączyć odpowiednią, uzgodnioną z ZCN, liczbę egzemplarzy wyrobu do przeprowadzenia badań laboratoryjnych. Dostarczone dokumenty są sprawdzane i weryfikowane w ciągu 7 dni. W przypadku negatywnego wyniku oceny zleceniodawca jest powiadamiany o konieczności uzupełnienia lub poprawienia dokumentacji w terminie 14 dni.

W przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji (lub po usunięciu niezgodności) wniosek zostaje zarejestrowany a zleceniodawca otrzymuje potwierdzenie przyjęcia wyrobu do oceny typu WE. Następnie ZCN zleca przeprowadzenie badań laboratoryjnych uprawnionej jednostce akredytowanej.

Po otrzymaniu sprawozdania z badań pracownik ZCN przygotowuje ocenę zgodności typu WE wyrobu z wymaganiami zasadniczym i wnioskuje do kierownika jednostki certyfikującej o wydanie (lub odmowę wydania) certyfikatu oceny typu WE na dany wzór wyrobu. Certyfikat wydawany jest na 5 lat.

Certyfikat jest przekazywany wnioskodawcy po uregulowaniu przez niego należności za przeprowadzony proces certyfikacji (faktura).

Przerwanie procesu oceny typu WE wyrobu może nastąpić jeżeli zleceniodawca: nie dostarczy, w określonym przez ZCN terminie, uzupełniających dokumentów lub informacji, nie wywiązuje się z zobowiązań finansowych wobec jednostki albo wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu oceny typu WE.

Uznanie sprawozdania z badań wykonanych za granicą jest możliwe jedynie wtedy, jeżeli zagraniczne laboratorium spełnia wymagania w zakresie wzajemnego uznawania badań oraz potwierdzi zgodność treści przedstawionego sprawozdania.

Certyfikat może być zawieszony przez jednostkę certyfikującą w przypadku stwierdzenia, że oceniany środek ochrony indywidualnej nie odpowiada typowi opisanemu w certyfikacie oceny typu WE lub nie spełnia wymagań zasadniczych. Zawieszając certyfikat, jednostka określa termin i warunki, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony.

Certyfikat może być cofnięty w przypadku:

1. niespełnienia przez producenta warunków przy zawieszeniu certyfikatu,
2. rezygnacji przez producenta z certyfikatu,
3. gdy wyrób nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem.

O fakcie cofnięcia certyfikatu ZCN powiadamia Ministerstwo Gospodarki.

Producent może wnioskować o:

• rozszerzenie certyfikatu o odmiany lub wersje certyfikowanego wyrobu,
• przeniesienie praw do certyfikatu gdy zmienił się status prawny producenta.

Warunki, jakie musi spełnić producent przy rozszerzeniu lub przeniesieniu praw certyfikatu, określa ZCN.

W przypadku powstania sporu, strony będą dążyły do polubownego załatwienia sprawy. Dostawcy przysługuje również prawo odwołania się od decyzji ZCN do Dyrektora ITS, w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji. Jeżeli nie dojdzie do polubownego załatwienia sprawy lub gdy Dostawca nie zgadza się z decyzją Dyrektora ITS, rozstrzygnięcie sporu poddaje się właściwemu sądowi w Warszawie.