Od ośrodków szkolących przewoźników wymaga się stosowania programu udostępnionego nieodpłatnie przez Instytut.
W programie tym należy:

• ewidencjonować szkolonych przewoźników,
• przygotować listy osób planowanych na egzamin,
• drukować wnioski o wydanie certyfikatu - podpisane przez przewoźników wnioski dostarczać do Instytutu

UWAGA: nie dostarczać do Instytutu wniosków wypełnianych ręcznie

• drukować listy (wykazy) przewoźników planowanych na egzamin (dostarczyć listy do Instytutu wraz z zestawem wydrukowanych wniosków),
• wysłać do Instytutu elektroniczny wykaz danych o przewoźnikach planowanych na egzamin (za pośrednictwem internetu lub na dyskietce).

Ośrodki szkolenia przewoźników, które poza wydrukowanymi kompletami dokumentów papierowych przesyłają dane w wersji elektronicznej mają 2-tygodniowy termin ich dostarczania przed planowanym egzaminem.

Ośrodki szkolenia przewoźników, które dostarczą dane tylko w wersji papierowej mają 4-tygodniowy termin ich dostarczenia przed planowanym egzaminem.

UWAGA Ośrodki: Prosimy o unikanie błędów podczas wprowadzania danych o przewoźnikach - szczególnie: imienia, nazwiska, adresów (kod pocztowy, miejscowość, ulica), NIP-u i miejsca urodzenia przewoźnika. Błędne dane powodują, że certyfikaty zawierają pomyłki, korespondencja nie dociera w terminie do przewoźników (zwroty pocztowe) powodując ich reklamacje.

Informujemy ośrodki szkolenia przewoźników, że bezwzględnie wymagamy wniosku wydrukowanego z udostępnionego przez Instytut oprogramowania komputerowego. Wydrukowany wniosek musi być podpisany przez przewoźnika przystępującego do egzaminu na certyfikat.

Prosimy o przestrzegania powyższych zasad, gdyż usprawni to obsługę procesu certyfikacji.