Jednym z etapów procesu certyfikacji wyrobu jest ocena systemu jakości importera, co realizowane jest poprzez przeprowadzenie kontroli warunków technicznych i organizacyjnych do prowadzenia stabilnego importu. Kontrolę taką, po złożeniu przez importera wniosku o certyfikację, przeprowadza upoważniony pracownik Instytutu Transportu Samochodowego. Termin kontroli uzgadniany jest z importerem.

Uwagi ogólne.

• Importer zgłaszając wyrób do certyfikacji w Zakładzie Certyfikacji i Normalizacji ITS otrzymuje wstępny kwestionariusz z pytaniami, dotyczący jego zakładu, na które powinien w formie pisemnej odpowiedzieć, składając tę odpowiedź wraz z wnioskiem o certyfikację wyrobu. Treść wstępnego kwestionariusza jest podstawą przyszłej kontroli warunków technicznych i organizacyjnych, która jednakże w stosunku do treści tego kwestionariusza będzie miała nieco rozszerzony zakres.
• Upoważniony do kontroli pracownik ITS ma prawo do skontrolowania wszelkich dokumentów, w tym umów, magazynów, wyposażenia, izb pomiarowych, środków transportu itd. związanych lub mających jakikolwiek wpływ na import i rozprowadzanie w Polsce wyrobu zgłoszonego do certyfikacji.
• Kontrolowany Zakład zapewni kontrolującemu pracownika kompetentnego w zakresie udzielania wszelkich wyjaśnień dotyczących spraw związanych z certyfikowanym wyrobem. Pracownik ten powinien być obecny przy kontroli przez cały czas jej trwania.
• Pożądane jest, aby kontrolowany przygotowany był organizacyjnie i technicznie do kontroli, zgodnie z zagadnieniami podanymi we wstępnym kwestionariuszu, co pozwoli na sprawne przeprowadzenie kontroli.
• Pracownik kontrolujący zobowiązany jest do poufności w zakresie wszystkich spraw związanych z przeprowadzana przez niego kontrola. Zgodnie z procedura, wyniki kontroli są udostępniane jedynie upoważnionym pracownikom jednostki certyfikującej ITS, bezpośrednio zaangażowanym w certyfikacje danego wyrobu, którzy stosownymi procedurami są również zobowiązani do zachowania tajemnicy dotyczącej wyników kontroli.
• Kontrolujący w czasie kontroli wypełnia przygotowany uprzednio specjalny kwestionariusz, w którym odnotowuje wszelkie uwagi i spostrzeżenia.

Zagadnienia podlegające kontroli.

Podczas kontroli sprawdzane będą głownie informacje, które importer podał w formularzu wstępnym, składanym razem z wnioskiem o certyfikację.

Zagadnienia podlegające kontroli.

1. Informacje podstawowe, dotyczące wyrobu, dostawcy, importera i Zakładu.
2. System jakości.
   • Czy firma posiada udokumentowany system zarządzania jakością.
   • Osoby odpowiedzialne za system jakości oraz struktura organizacyjna Zakładu.
   • Istnienie procedur związanych z niezgodnością wyrobu w stosunku do wymagań określonych w dokumentach normatywnych, działania korygujące, czy są prowadzone i dokumentowane przeglądy systemu jakości.
3. Przegląd umowy.
   • Istnienie umowy pomiędzy importerem a producentem/dostawcą. Czy istnieją w treści umowy zapisy dotyczące wymagań jakościowych dla importowanych wyrobów.
   • Zdolność spełnienia przez importera wymagań jakościowych zawartych w umowie.
   • Istnienie zapisów w umowie dotyczących sposobu reklamowania wadliwych wyrobów.
4. Pakowanie, przechowywanie, transport wyrobu.
   • Czy warunki transportu są określone w umowie między importerem i producentem/dostawcą
   • Istnienie zapisów w umowie, dotyczących sposobu pakowania wyrobów gotowych oraz sposobu ich przechowywania.
   • Czy warunki spedycji wyrobów są uzgodnione z odbiorcami.
5. Kontrola i badania odbiorcze.
   • Zapewnienie jakości wyrobu przez dostawcę.
   • Sposób odbioru wyrobu przez importera.
   • Czy importer posiada wyposażenie badawcze lub kontrolne, które służy do wykonywania badań odbiorczych, czy wyposażenie kontrolno-badawcze jest sprawdzane (legalizowane, wzorcowane, uwierzytelniane) . Czy badania te są zlecane na zewnątrz.
   • Czy wyniki odbioru są rejestrowane.
6. Dokumentacja i reklamacja.
   • Procedura postępowania w przypadkach spornych w zakresie reklamacji pomiędzy producentem i dostawcą/importerem.
   • Procedura postępowania z reklamacjami odbiorców.
   • Procedura postępowania z wyrobami nie spełniającymi wymagań.
7. Szkolenie i personel.
   • Szkolenie personelu, kompetentność w zakresie obowiązków określonych w angażach.

Podsumowanie.

Wyniki kontroli ujęte będą w formie wniosku końcowego. Przedstawiciel kontrolowanego Importera oraz kontrolujący akceptują w formie podpisów, wyniki kontroli. Przedstawiciel kontrolowanego ma prawo odmówić podpisu, jeśli nie zgadza się z wynikami kontroli i może to udowodnić przedstawiając obiektywne dowody nieakceptowania wyników kontroli. W oparciu o wypełniony przez kontrolującego kwestionariusz, kontrolujący (w ciągu 2 tygodni) sporządza sprawozdanie z kontroli, w którym szczegółowo opisane będą stwierdzone niezgodności. Sprawozdanie kończone jest jednoznacznym wnioskiem, czy wynik kontroli jest pozytywny czy nie. Jeden egzemplarz sprawozdania przesłany jest kontrolowanemu.

W przypadku, gdy kontrolowany nie zgadza się z wnioskiem pokontrolnym, może złożyć odwołanie w ciągu 14 dni od daty otrzymania sprawozdania z kontroli. Odwołanie takie powinno być odpowiednio uzasadnione.