Kontrola warunków technicznych i organizacyjnych w okresie nadzoru nad stosowaniem przyznanego przez ITS certyfikatu jakości wyrobu na znak bezpieczeństwa "B" lub na znak zgodności "Z", wynika z umowy zawartej pomiędzy ITS a importerem. Kontrolę taką, po uprzednim uzgodnieniu terminu, przeprowadza upoważniony pracownik Instytutu Transportu Samochodowego.

Uwagi ogólne.

• Kontrolowany powinien być przygotowany organizacyjnie i technicznie do kontroli, zgodnie z zagadnieniami podanymi w dalszej części niniejszej INFORMACJI.
• Kontrolowany zapewni kontrolującemu pracownika kompetentnego w zakresie udzielania wszelkich wyjaśnień dotyczących spraw związanych z wyrobem, na który został wydany certyfikat.
• Upoważniony do kontroli pracownik ITS ma prawo do skontrolowania wszelkich dokumentów, magazynów, laboratoriów, izb pomiarowych, transportu itd, związanych lub mających jakikolwiek wpływ na import wyrobu, na który został wydany certyfikat, a także ma prawo pobrania próbek wyrobów do badań kontrolnych.
• Pracownik kontrolujący zobowiązany jest do poufności w zakresie wszystkich spraw związanych z przeprowadzaną przez niego kontrolą. Zgodnie z procedurą, wyniki kontroli są udostępniane jedynie upoważnionym pracownikom jednostki certyfikującej ITS, bezpośrednio zaangażowanym w certyfikację danego wyrobu, którzy stosownymi procedurami są również zobowiązani do poufności w zakresie wyników kontroli.
• Kontrolujący podczas kontroli wypełnia przygotowany uprzednio specjalny kwestionariusz, w którym odnotowuje wszelkie uwagi i spostrzeżenia.

Zagadnienia podlegające kontroli.

1. Informacje wstępne.
   • Czy nastąpiła:
     • zmiana producenta/dostawcy importowanych wyrobów,
     • zmiana importowanych wyrobów,
     • zmiana dokumentowaniu normatywnego stanowiącego wymagania przy certyfikacji.
   • Realizacja zaleceń z poprzedniej kontroli.
2. System jakości.
   • Czy w okresie od ostatniej kontroli zaszły istotne zmiany w zakresie:
     • udokumentowanego systemu jakości,
     • odpowiedzialnych za system jakości i ich uprawnień,
     • struktury organizacyjnej,
     • procedur niezgodności w stosunku do wymagań dokumentu normatywnego.
3. Przegląd umowy.
   • Czy od ostatniej kontroli dokonano zmian w umowie pomiędzy producentem/dostawcą, a importerem.
   • Czy dokonane zmiany wpływają na jakość importowanych wyrobów i czy nowe ustalenia nie kolidują z ustaleniami dokumentów normatywnych.
4. Pakowanie, przechowywanie, transport.
   • Czy od czasu ostatniej kontroli dokonano zmian w umowie lub zmian nie wynikających z umowy w zakresie pakowania, przechowywania, transportu.
   • Czy dokonane zmiany mogą mieć negatywny wpływ na jakośc importowanych wyrobów.
5. Kontrola i badania odbioru.
   • Czy od czasu ostatniej kontroli, importer wykonywał badania wyrobów zgodnie z ustaleniami dokumentów normatywnych.
   • Czy dokonano zmian w wyposażeniu kontrolno-badawczym, czy wyposażenie to jest sprawdzane (wzorcowane, legalizowane, uwierzytelniane).
   • Czy wyniki badań i kontroli są dokumentowane, czy osoby odpowiedzialne za system jakości w Zakładzie analizują wyniki przeprowadzonych badań.
6. Dokumentacja i reklamacje.
   • Czy uległy zmianie dokumenty reklamacyjne.
   • Orientacyjna ilość reklamacji i przyczyny ich powstania, istnienie procedur postępowania z wyrobami nie spełniającymi wymagań i reklamowanymi.
7. Szkolenie i personel.
   • Czy w okresie od daty uzyskania certyfikatu prowadzono szkolenia personelu, czy nastąpiły zmiany personelu i czy nowy personel jest kompetentny w zakresie wykonywanych przez siebie prac i czy odpowiedzialność i uprawnienia są nadal dokumentowane.
   • Krótką informację o zagadnieniach kontroli producent powinien przygotować w formie pisemnej i przedstawić ją kontrolującemu podczas kontroli w zakładzie.

Podsumowanie.

Wyniki kontroli ujęte będą w formie wniosku końcowego. Przedstawiciel kontrolowanego Zakładu oraz kontrolujący akceptują, w formie podpisów, wyniki kontroli. Przedstawiciel kontrolowanego Zakładu ma prawo odmówić podpisu, jeśli nie zgadza się w wynikiem kontroli. W takim przypadku powinien uzasadnić odmowę, przedstawiając obiektywne dowody nieakceptacji wyniku kontroli. W oparciu o uzyskane informacje (zapisane i ustne) oraz obserwacje, kontrolujący opracuje sprawozdanie, w którym szczegółowo opisane będą stwierdzone niezgodności. Sprawozdanie kończone będzie wnioskiem, czy wynik kontroli jest pozytywny, czy nie. Sprawozdanie takie będzie przesiane kontrolowanemu najpóźniej w ciągu 2 tygodni od daty kontroli. W przypadku gdy kontrolowany nie zgadza się z wnioskiem pokontrolnym, może złożyć odwołanie w ciągu 14 dni od daty otrzymania sprawozdania z kontroli. Odwołanie takie powinno być odpowiednio uzasadnione.