Jednym z etapów procesu certyfikacji wyrobu jest ocena systemu jakości producenta, co realizowane jest poprzez przeprowadzenie kontroli warunków technicznych i organizacyjnych do prowadzenia stabilnej produkcji. Kontrolę taką, po złożeniu przez producenta wniosku o certyfikację, przeprowadza upoważniony pracownik Instytutu Transportu Samochodowego. Termin kontroli uzgadniany jest z producentem.

Uwagi ogólne.

1. Producent zgłaszając wyrób do certyfikacji w Zakładzie Certyfikacji i Normalizacji ITS otrzymuje wstępny kwestionariusz z pytaniami, dotyczący jego zakładu, na które powinien w formie pisemnej odpowiedzieć, składając tę odpowiedź wraz z wnioskiem o certyfikację wyrobu. Treść wstępnego kwestionariusza jest podstawą przyszłej kontroli warunków technicznych i organizacyjnych, która jednakże w stosunku do treści tego kwestionariusza będzie miała rozszerzony zakres.
2. Upoważniony do kontroli pracownik ITS ma prawo do skontrolowania wszelkich dokumentów, miejsc produkcji, magazynów, izb pomiarowych, środków produkcji, transportu itd, związanych lub mających jakikolwiek wpływ na produkcję wyrobu zgłoszonego do certyfikacji.
3. Kontrolowany Zakład zapewni kontrolującemu pracownika kompetentnego w zakresie udzielania wszelkich wyjaśnień dotyczących spraw związanych z certyfikowanym wyrobem. Pracownik ten powinien być obecny przy kontroli przez cały czas jej trwania.
4. Pożądane jest, aby kontrolowany przygotowany był organizacyjnie i technicznie do kontroli. zgodnie z zagadnieniami podanymi w dalszej części niniejszej INFORMACJI, co pozwoli na sprawne i efektywne przeprowadzenie kontroli.
5. Pracownik kontrolujący zobowiązany jest do poufności w zakresie wszystkich spraw związanych z przeprowadzaną przez niego kontrolą. Zgodnie z procedurą, wyniki kontroli są udostępniane jedynie upoważnionym pracownikom jednostki certyfikującej ITS, bezpośrednio zaangażowanym w certyfikację danego wyrobu, którzy stosownymi procedurami są również zobowiązani do zachowania tajemnicy dotyczącej wyników kontroli.
6. Kontrolujący w czasie kontroli wypełnia przygotowany uprzednio specjalny kwestionariusz, w którym odnotowuje wszelkie uwagi i spostrzeżenia.

Zagadnienia podlegające kontroli.

1. Informacje podstawowe.
   1. Aktualnie posiadany certyfikat, rodzaj certyfikatu, numer, okres ważności,
   2. Rodzaj produkcji (na zamówienie, do magazynu), czy wyrób jest eksportowany,
   3. Czy wyrób jest produkowany na licencji,
   4. Dokument normatywny, w oparciu o który wyrób jest produkowany.
2. Jakość dostaw (materiały, części podzespoły).
   1. Główni kooperanci, co dostarczają, które dostawy są atestowane,
   2. Sposób prowadzenia badań odbiorczych (od kooperantów),
   3. Sposoby zabezpieczania przed przenikaniem do produkcji złych dostaw,
   4. Składowanie dostaw,
   5. Reklamacje dostaw.
3. Kontrola i regulacja procesu produkcji.
   1. Główne fazy procesu produkcyjnego, metody kontroli międzyoperacyjnej i ostatecznej, wyposażenie w maszyny i przyrządy,
   2. Stanowiska kontrolne. Kontrola, wg wybranych p-któw normy lub innego dokumentu, losowo pobranych wyrobów, przy użyciu wyposażenia kontrolnego producenta,
   3. System dokumentowania wyników kontroli przez Producenta.
4. Służby jakości Zakładu.
   1. Pomieszczenia, personel i jego kwalifikacje - w odniesieniu do służb jakości,
   2. Przeprowadzanie okresowych badań bieżącej produkcji,
   3. Inne instytucje dokonujące kontroli jakości,
   4. Pomieszczenia pomiarowe, wyposażenie w narzędzia i przyrządy pomiarowe, ich sprawdzanie, wzorcowanie, legalizowanie.
5. Warunki Produkcyjne.
   1. Stopień oprzyrządowania i wyposażenia w środki produkcji, a także ich konserwacja i naprawy,
   2. Transport wewnętrzny i międzywydziałowy,
   3. Izolacja braków powstałych w produkcji,
   4. Magazynowanie, identyfikacja i ekspedycja wyrobów gotowych.
6. Odbiory zewnętrzne i obsługa użytkownika.
   1. Główni odbiorcy,
   2. Okres gwarancji,
   3. Ilość wyrobów znajdujących się obecnie w okresie gwarancyjnym,
   4. Ilość reklamacji uznanych, zestawienie ważniejszych reklamacji i ich dokumentowanie,
   5. Sposoby załatwiania reklamacji.

Podsumowanie.

Wyniki kontroli ujęte będą w formie wniosku końcowego. Przedstawiciel kontrolowanego Zakładu oraz kontrolujący akceptują, w formie podpisów, wyniki kontroli. Przedstawiciel kontrolowanego Zakładu ma prawo odmówić podpisu, jeśli nie zgadza się z wynikami kontroli. W takim przypadku powinien jednak przedstawić obiektywne dowody nieakceptacji wyników kontroli. W oparciu o wypełniony przez kontrolującego kwestionariusz, kontrolujący (w ciągu 2 tygodni) sporządza sprawozdanie z kontroli, w którym szczegółowo opisane będą stwierdzone niezgodności. Sprawozdanie kończone jest wnioskiem, czy wynik kontroli jest pozytywny czy nie. Jeden egzemplarz sprawozdania przesłany jest kontrolowanemu. W przypadku, gdy kontrolowany nie zgadza się z wnioskiem pokontrolnym, może złożyć odwołanie w ciągu 14 dni od daty otrzymania sprawozdania z kontroli. Odwołanie takie powinno być odpowiednio uzasadnione.